Implementering, datamigrering og uddannelse: de skjulte engangsomkostninger ved ERP

Engangsomkostningerne ved et nyt ERP-system består af implementering (opsætning, processer, rapporter, test), datamigrering (stamdata, åbne poster, historik), integrationer (bank, webshop, løn, lager), uddannelse af brugerne og jeres egen interne tid. For et selvbetjent økonomisystem kan det være få dages arbejde. For et ERP med lager eller projekter via en implementeringspartner er det et projekt, hvor partnerens timer kan svare til flere års abonnement. Den bedste beskyttelse er en skriftlig afgrænsning af leverancen, en fast pris eller et timeloft, og en realistisk plan for jeres egen indsats. Hvor lang tid det tager, afhænger mere af datakvalitet og beslutningskraft end af systemet.

Guiden hører under overblikket over ERP-priser. Alle beløb og timetal er illustrative. Se også prismodeller pr. bruger og moduler og cloud eller on-premise.

Hvad indgår i en implementering?

Hvordan prissættes det?

Der er tre gængse modeller:

1. Timepris: partneren fakturerer medgåede timer. Fleksibelt, men risikoen ligger hos jer.
2. Fast pris for en afgrænset leverance: fx standardopsætning, migrering af stamdata og åbne poster, to integrationer og to kursusdage. Risikoen for overskridelse ligger hos partneren – så længe I holder jer inden for afgrænsningen.
3. Pakkeløsning: standardpakke for en bestemt branche eller størrelse. Billigere, men med færre valgmuligheder.

Illustrativt eksempel på et tilbud på timebasis for en handelsvirksomhed med 12 brugere:

Hertil kommer jeres egen tid. Hvis tre medarbejdere bruger 80 timer hver på workshops, test og oprydning i data, er det 240 interne timer. Med en intern timeomkostning på 400 kr. svarer det til 96.000 kr. – en udgift, der sjældent står i tilbuddet, men som er reel.

Datamigrering: hvad skal med?

Jo mere historik, desto dyrere. Typiske niveauer:

• Stamdata: kunder, leverandører, varer, priser. Næsten altid.
• Åbne poster og saldi: ubetalte fakturaer og primosaldi. Næsten altid.
• Historiske posteringer: kun hvis I har brug for at slå op i dem i det nye system.

Husk, at bogføringsloven kræver, at regnskabsmaterialet opbevares i 5 år fra udgangen af regnskabsåret. Flytter I ikke historikken, skal det gamle materiale stadig kunne fremfindes i hele perioden, fx via eksport eller en læseadgang til det gamle system. Det kan koste et abonnement eller et eksportgebyr. Se bogføringslovens krav til systemet.

Tip: Ryd op i data, før de flyttes. Dubletter, inaktive kunder og varer uden salg gør migreringen dyrere og forurener det nye system.

Uddannelse og support

• Uddannelse: bed om en plan med superbrugere, der kan hjælpe kollegerne. Webinarer og e-læring kan være inkluderet; kurser hos partneren koster ofte ekstra.
• Support efter go-live: er den inkluderet i abonnementet (leverandørens support), eller skal den købes hos partneren pr. time eller som supportaftale? Mange virksomheder har brug for begge.
• Opdateringer: i cloud-systemer opdateres systemet løbende. Tilpasninger og integrationer skal testes ved hver større opdatering, og det kan koste partnertimer.

Hvor lang tid tager det?

Der findes mange undersøgelser af ERP-projekter, men tallene afhænger af, hvem der er spurgt, og hvor store projekterne er. Vi gengiver derfor ingen generelle procenter. Som tommelfingerregel tager en standardopsætning af et økonomisystem dage til uger, mens et ERP med lager, produktion eller flere selskaber typisk tager måneder. De største forsinkelser opstår, når beslutninger om processer trækker ud, data er rodede, eller nøglemedarbejdere ikke har tid. Se forsinkede projekter og budgetoverskridelser.

Planlæg go-live omkring en periodeskift, fx 1. januar eller starten af et kvartal, så åbningssaldi og momsperioder er enkle at afstemme.

Sådan får du et sammenligneligt tilbud

1. Send samme kravspecifikation til alle partnere. Se kravspecifikation og tilbudssammenligning.
2. Bed om timer pr. aktivitet, ikke kun en samlet sum.
3. Bed om fast pris eller timeloft, og en klar beskrivelse af, hvad der er uden for leverancen.
4. Spørg, hvordan ændringer håndteres og prissættes undervejs.
5. Læg alle engangsbeløb i TCO-beregneren.

Bed også om, at partneren angiver, hvilke af jeres medarbejdere der skal deltage i hver aktivitet, og hvor mange timer det kræver af dem.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg selv implementere et ERP-system?

Et standard økonomisystem: ja, mange gør. Et ERP med lager og integrationer: det kan lade sig gøre, men kræver tid og erfaring. Et kompromis er at købe analyse, opsætning og uddannelse hos en partner og selv stå for oprydning og test.

Hvad koster det at flytte data fra et gammelt system?

Det afhænger af mængde, kvalitet og format. Spørg både den nye og den gamle leverandør: den gamle kan tage betaling for eksport.

Skal jeg køre parallelt med det gamle system?

En kort parallelkørsel (fx én måned) kan afsløre fejl, men dobbelt arbejde koster. Aftal på forhånd, hvad der skal sammenlignes.

Hvad er en superbruger?

En medarbejder, der får ekstra uddannelse i systemet og hjælper kollegerne i hverdagen. Superbrugere mindsker behovet for betalt support efter go-live.

Kilder

• Erhvervsstyrelsen – opbevaring af regnskabsmateriale og digitale bogføringssystemer
• Retsinformation – bogføringsloven (lov nr. 700/2022)
• SMV:Digital – tilskud til rådgivning om digitalisering