E-faktura i ERP: NemHandel, OIOUBL og Peppol – og hvad det koster

Dit ERP- eller økonomisystem skal kunne sende og modtage e-fakturaer i et struktureret format. Fakturerer du til offentlige myndigheder, er det et krav, at fakturaen sendes elektronisk – i praksis via NemHandel, den fælles danske infrastruktur, som Erhvervsstyrelsen står bag, og med myndighedens EAN-nummer som modtageradresse. Formaterne er i dag OIOUBL og Peppol BIS, og Erhvervsstyrelsen arbejder på at samle dansk e-fakturering om én fælles Peppol-baseret specifikation over de kommende år. Bogføringsloven kræver desuden, at digitale bogføringssystemer understøtter automatisk afsendelse og modtagelse af e-fakturaer, og nye krav til registrerede systemer træder i kraft i 2027 og 2028. Ved systemvalget skal du derfor spørge: Er e-faktura inkluderet, eller koster det pr. dokument eller via en app?

Guiden hører under overblikket over ERP-priser. Beløb er illustrative. Se også hvad et ERP-system dækker og implementering og datamigrering.

Hvad er en e-faktura – og hvad er det ikke?

En e-faktura er en faktura i et struktureret, maskinlæsbart format, som modtagerens system kan indlæse automatisk. En pdf vedhæftet en e-mail er ikke en e-faktura, heller ikke selv om den er dannet digitalt. Det samme gælder et billede eller en scannet faktura.

Fakturering til det offentlige

Offentlige myndigheder i Danmark har i mange år krævet elektroniske fakturaer fra leverandørerne. Fakturaen skal sendes til den rigtige EAN-adresse og indeholde de oplysninger, myndigheden kræver – typisk også en ordre- eller referencenummer og en kontaktperson. Mangler oplysningerne, kan fakturaen blive afvist, og betalingen forsinket.

Tjek i dit ERP-system:

1. Kan der gemmes EAN-nummer og ordrereference på kunden og ordren?
2. Validerer systemet fakturaen mod OIOUBL/Peppol-reglerne, før den sendes?
3. Får du kvittering for afsendelse og besked om afvisning?
4. Kan systemet sende kreditnotaer og modtage fakturasvar?

De præcise regler står i bekendtgørelse nr. 206 af 11. marts 2011 om elektronisk afregning med offentlige myndigheder (med senere ændringer) på retsinformation.dk. Efter § 5 skal regninger til offentlige myndigheder sendes, så de modtages elektronisk i et format, myndigheden kan indlæse direkte, og efter § 4 skal regningen henvise til myndighedens EAN-nummer og reference. NemHandel har vejledninger til leverandører.

Modtagelse af e-fakturaer fra leverandører

Ligeså vigtigt er det at modtage e-fakturaer. Når leverandørfakturaen kommer struktureret ind, kan systemet foreslå kontering og matche med indkøbsordren, og tiden til manuel indtastning falder. Det er her en stor del af effektiviseringsgevinsten ved et nyt system ligger – se tilbagebetalingstid.

Illustrativt regneeksempel: En virksomhed modtager 400 leverandørfakturaer om måneden. Manuel håndtering tager 4 minutter pr. faktura, automatisk modtagelse med kontoforslag 1 minut. Besparelse: 400 × 3 minutter = 1.200 minutter = 20 timer om måneden. Med en timeomkostning på 350 kr. svarer det til 7.000 kr. om måneden eller 84.000 kr. om året – før omkostningen til selve e-fakturamodulet er trukket fra.

Hvad koster e-faktura i ERP?

Prismodellerne varierer:

• Inkluderet i abonnementet (ofte i standard økonomisystemer, evt. med et loft).
• Pr. dokument, fx et mindre beløb pr. sendt eller modtaget e-faktura.
• Via en app eller et adgangspunkt med eget abonnement.
• Scanning og tolkning af pdf-fakturaer (OCR) som separat tillæg – det er ikke det samme som e-faktura, men bruges ofte sammen med det.

Regn med jeres faktiske volumen. Ved 400 modtagne og 300 sendte dokumenter om måneden betyder en pris på 1 kr. pr. dokument 700 kr. om måneden eller 8.400 kr. om året (illustrativt). Læg beløbet ind i TCO-beregneren.

Hvad ændrer sig de kommende år?

• Nye krav til registrerede bogføringssystemer: bekendtgørelse nr. 811 af 22. september 2026 indfører krav om effektiv og sikker e-fakturering i to trin, 1. marts 2027 og 1. januar 2028. De betyder blandt andet MitID-validering af kunderne, at virksomheder tilmeldes modtagelse via NemHandel (med mulighed for fravalg), og at e-faktura skal være lettere at vælge. Se bogføringslovens krav til systemet.
• Én fælles specifikation: Erhvervsstyrelsens dokumentstrategi fra marts 2026 lægger op til at udfase OIOUBL 2.1-fakturaen til fordel for Nemhandel BIS 4, en Peppol-baseret dansk variant. Overgangen sker i løbet af 2028–2029 og forventes fuldt gennemført medio 2029. Tidsplanen kan ændre sig, så følg nemhandel.dk.
• EU's momsregler (ViDA): på EU-niveau er der vedtaget regler, der på sigt gør e-fakturering obligatorisk ved grænseoverskridende handel mellem virksomheder. Det følger af Rådets direktiv (EU) 2025/516 (ViDA), som medlemslandene skal anvende fra 1. juli 2030.

For dig som køber betyder det: vælg et system, hvis leverandør har en klar plan for Peppol, og hvor formatskift ikke kræver en ny implementering.

Typiske fejl

• Antage, at pdf via e-mail er nok til offentlige kunder.
• Købe et ERP, hvor e-faktura kun virker via en dyr tredjepartsapp, uden at regne den med.
• Glemme at teste fakturaer til det offentlige før go-live.
• Ikke at have EAN-numre og referencer i kundestamdata efter datamigrering.

Test e-fakturaen før go-live

Send en testfaktura til en offentlig kunde eller et testmiljø, og kontrollér, at den modtages uden fejl. Test også modtagelse af en leverandørfaktura og en kreditnota. Mange fejl skyldes stamdata – forkerte EAN-numre, manglende ordrereferencer eller momskoder, der ikke er sat op til e-faktura – og de er lettere at rette før end efter go-live.

Ofte stillede spørgsmål

Skal jeg fakturere elektronisk til private virksomheder?

I dag er det som udgangspunkt aftalt mellem parterne, men bogføringsloven kræver, at systemet kan sende og modtage e-fakturaer, og flere større kunder kræver det. Udviklingen går mod mere e-faktura mellem virksomheder.

Hvad er forskellen på OIOUBL og Peppol BIS?

Begge er strukturerede formater baseret på UBL. OIOUBL er den danske standard; Peppol BIS er den europæiske specifikation, der bruges i Peppol-netværket. Mange danske systemer understøtter begge.

Hvordan finder jeg en myndigheds EAN-nummer?

Myndigheden oplyser det typisk ved bestillingen. NemHandel har desuden et register over modtagere.

Kan vi modtage e-fakturaer uden at kunne sende dem?

Teknisk ja, men bogføringsloven kræver, at digitale bogføringssystemer kan både sende og modtage e-fakturaer. Vælg et system, der kan begge dele.

Kilder

• NemHandel – e-fakturering, formater og vejledninger
• Erhvervsstyrelsen – bogføringsloven og krav til e-fakturering i registrerede systemer
• Retsinformation – regler om elektronisk afregning med offentlige myndigheder
• Virk – virksomhedsindberetninger