Priser, prisfaktorer og regler 2026
Bogføringsloven og dit ERP-system: registreret system, 5 års opbevaring og nye krav fra 2027
Hvad bogføringsloven kræver af dit ERP-system: registreret system hos Erhvervsstyrelsen, 5 års opbevaring og nye SAF-T- og e-fakturakrav.
Når du vælger ERP- eller økonomisystem i Danmark, skal systemet kunne opfylde bogføringsloven (lov nr. 700 af 24. maj 2022). Den nemmeste vej er et registreret digitalt standardbogføringssystem, som udbyderen har anmeldt til Erhvervsstyrelsen og som står på styrelsens fortegnelse over registrerede systemer. Så står udbyderen for en stor del af kravene. Vælger du et ikke-registreret system – fx et egenudviklet, et ældre on-premise-system eller et udenlandsk system, der ikke markedsføres i Danmark – skal virksomheden selv sikre og kunne dokumentere, at kravene er opfyldt, herunder særlige regler om sikkerhedskopi. Kravet om digital bogføring gælder virksomheder med årsrapportpligt og, fra 1. januar 2026, også personligt ejede virksomheder med en nettoomsætning over 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår. Desuden har Erhvervsstyrelsen varslet nye krav til de registrerede systemer om SAF-T og e-fakturering i 2027 og 2028, som du bør spørge leverandøren om.
Guiden hører under overblikket over ERP-priser. Den handler om systemvalget. Selve bogføringspraksis, moms og årsrapport ligger uden for dette site.
Hvad skal systemet kunne efter § 15?
Bogføringslovens § 15 opregner de krav, et digitalt bogføringssystem skal opfylde. Kort fortalt skal systemet:
- Understøtte løbende registrering af transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.
- Opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder bruger- og adgangsstyring, og sikre automatisk sikkerhedskopiering.
- Understøtte automatisering af administrative processer, herunder automatisk afsendelse og modtagelse af e-fakturaer, og (for registrerede systemer) mulighed for kontering efter en offentlig standardkontoplan.
Der er flere punkter i loven og i den tilhørende kravbekendtgørelse. Læs lovteksten på retsinformation.dk og Erhvervsstyrelsens vejledning, før du lægger dig fast på et system uden registrering.
Registreret eller ikke-registreret: konsekvenser for prisen
| Registreret standardsystem | Ikke-registreret system | |
|---|---|---|
| Hvem sikrer kravene | Primært udbyderen | Virksomheden selv |
| Sikkerhedskopi | Udbyderens ansvar | Ifølge Erhvervsstyrelsen senest en uge efter bogføring, opbevaret hos en uafhængig part på en server i EU/EØS |
| Dokumentation | Udbyderens anmeldelse | Egen dokumentation af, at alle krav er opfyldt |
| Ekstra omkostninger | Indgår i abonnementet | Backupaftale, dokumentation, it-tid, evt. revisor |
| Typiske eksempler | De fleste cloud-økonomisystemer og cloud-ERP på det danske marked | Egenudviklede systemer, ældre on-premise, udenlandske systemer |
Det betyder, at et tilsyneladende billigt udenlandsk eller egenudviklet system kan blive dyrere, når du lægger omkostningerne til at opfylde kravene selv oveni. Se cloud eller on-premise.
Hvem er omfattet hvornår?
- Virksomheder med årsrapportpligt (fx ApS og A/S): omfattet i etaper fra regnskabsår, der begyndte 1. juli 2024 (registreret standardsystem) eller 1. januar 2025 (ikke-registreret system).
- Personligt ejede virksomheder uden årsrapportpligt: fra 1. januar 2026, hvis nettoomsætningen har været over 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår. Det er den faktiske omsætning, der tæller.
- Finansielle virksomheder: fra 1. januar 2026 ifølge Erhvervsstyrelsen.
Er du i tvivl, så brug Erhvervsstyrelsens vejledning eller spørg din revisor.
Valuta, opbevaring og skift af system
- Valuta: Efter § 10 kan registreringer foretages i danske kroner, i euro eller i anden relevant fremmed valuta. Registreres der i fremmed valuta, skal materialet indeholde oplysninger om kursen, så der altid kan omregnes til danske kroner. Det er relevant, hvis I overvejer et ERP, der kører med euro som regnskabsvaluta.
- Opbevaring i 5 år: Regnskabsmaterialet skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører. Skifter du system, skal det gamle materiale stadig kunne fremfindes. Spørg både den gamle og den nye leverandør, hvad eksport eller fortsat læseadgang koster. Se aftalevilkår og dataeksport.
- Ophør af aftale: Hvis leverandøren sletter data kort efter opsigelse, skal du have eksporteret dem i et brugbart format inden.
Illustrativt regneeksempel: En virksomhed skifter system pr. 1. januar 2027 og har regnskabsår lig kalenderår. Materialet for 2026 skal opbevares til udgangen af 2031 (5 år fra udgangen af regnskabsåret 2026). Hvis det gamle system tager 300 kr. om måneden for læseadgang, koster det 300 × 12 × 5 = 18.000 kr. at beholde adgangen – mod en engangspris for en komplet eksport, som måske er billigere. Spørg om begge muligheder.
Nye krav til registrerede systemer i 2027 og 2028
Erhvervsstyrelsen har i efteråret 2026 offentliggjort en samlet vejledning til udbydere af registrerede systemer efter ændringer i kravbekendtgørelsen. Ifølge styrelsen gælder blandt andet:
- SAF-T: registrerede systemer skal fra 1. januar 2027 understøtte version 2.1 af SAF-T-filen, en standardiseret eksport af bogføringsdata. Ikke-registrerede systemer skal kun understøtte version 1.0 (en headerfil).
- E-fakturering: nye krav om effektiv og sikker e-fakturering (bekendtgørelse nr. 811 af 22. september 2026, som ændrer bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2023 om krav til digitale standard bogføringssystemer) træder i kraft i to trin. Fra 1. marts 2027 skal systemet blandt andet bekræfte kundernes identitet med MitID, og ifølge Erhvervsstyrelsens vejledning tilmeldes kunderne modtagelse af e-faktura via NemHandel, medmindre de fravælger det. Fra 1. januar 2028 kommer bl.a. krav om, at e-faktura tilbydes, når man fakturerer, og at stamoplysninger fra CVR kommer med på de elektroniske dokumenter. Det er ikke en generel pligt til at bruge e-faktura mellem virksomheder.
Kravene retter sig mod udbyderne, men de påvirker dig som køber: et system, der ikke følger med, kan miste registreringen. Spørg derfor leverandøren skriftligt, hvordan og hvornår de opfylder kravene, og om det koster ekstra. Detaljerne kan ændre sig – tjek Erhvervsstyrelsens side om bogføring og standardkontoplan/SAF-T. Se også e-faktura, NemHandel og Peppol.
Spørgsmål til leverandøren om bogføringsloven
- Er præcis den version og pakke, vi køber, registreret hos Erhvervsstyrelsen?
- Hvordan opbevares bilag og registreringer i 5 år – også efter ophør af aftalen?
- Hvordan håndteres sikkerhedskopi og genskabelse?
- Hvornår understøtter systemet SAF-T og de nye e-fakturakrav?
- Kan systemet sende og modtage e-fakturaer via NemHandel uden ekstra apps?
Overtrædelse af bogføringsloven kan straffes med bøde, og ifølge Erhvervsstyrelsen kan bøden udgøre op til 1,5 mio. kr. i alvorlige sager. Typisk starter styrelsen med et påbud.
Ofte stillede spørgsmål
Er det ulovligt at bruge et ikke-registreret system?
Nej. Men virksomheden skal selv sikre og dokumentere, at kravene er opfyldt, og følge de særlige regler for sikkerhedskopi. For de fleste små virksomheder er et registreret system enklere.
Er et regneark nok?
Ikke hvis virksomheden er omfattet af kravet om digital bogføring. Et regneark opfylder ikke kravene til et digitalt bogføringssystem.
Er en pdf-faktura en e-faktura?
Nej. Erhvervsstyrelsen definerer e-faktura som en faktura i et struktureret elektronisk format. En pdf er ikke en e-faktura.
Gælder kravene også for vores udenlandske moderselskabs ERP?
Bogfører den danske enhed i koncernens udenlandske system, skal den danske virksomhed sikre, at systemet lever op til de danske krav. Erhvervsstyrelsen har særlige vejledninger om koncernforbundne systemer.
Kilder
- Erhvervsstyrelsen – vejledning om bogføring, fortegnelse over registrerede systemer, SAF-T og standardkontoplan
- Retsinformation – lov nr. 700 af 24. maj 2022 om bogføring og kravbekendtgørelsen
- Virk – indberetninger og digitale selvbetjeningsløsninger
- NemHandel – e-fakturering
