Regneeksempler og valgtjekliste
TCO for ERP: regn de samlede omkostninger over 3 og 5 år (regneeksempel)
Regneeksempel på samlede ejeromkostninger (TCO) for et ERP-system over 3 og 5 år med licens, implementering, support og prisstigninger.
TCO (total cost of ownership) for et ERP-system er summen af alle omkostninger i aftalens levetid: abonnement eller licens, implementering, datamigrering, integrationer, uddannelse, support, interne timer og prisstigninger ved fornyelse. Regn den over både 3 år (typisk første aftaleperiode) og 5 år (realistisk levetid for et system), fordi engangsomkostningerne fordeles over flere år, jo længere I bruger systemet. I eksemplet nedenfor koster et cloud-ERP til 10 brugere godt 637.000 kr. over 3 år og godt 914.000 kr. over 5 år, når alt er regnet med – mere end det dobbelte af, hvad abonnementet alene antyder. Tallene er illustrative.
Guiden hører under ERP-valg trin for trin.
De poster, der skal med
| Post | Engang eller løbende | Hvor finder du tallet |
|---|---|---|
| Abonnement/licens | Løbende | Leverandørens tilbud eller prisside (med dato) |
| Apps og tillægsmoduler | Løbende | Tilbud og markedsplads |
| Implementering | Engang | Partnerens tilbud (fast pris eller timer) |
| Datamigrering | Engang | Partnerens tilbud, evt. eksportgebyr fra gammel leverandør |
| Integrationer | Engang + løbende | Partner, integrationsplatform |
| Uddannelse | Engang + ved nye medarbejdere | Partner |
| Support | Løbende | Supportaftale eller timepris |
| Interne timer | Engang + løbende | Jeres eget skøn |
| Prisstigning | Løbende | Aftalens prisreguleringsklausul |
| Gammelt system i overgangen | Løbende i en periode | Gammel aftale (opsigelsesvarsel, læseadgang i 5 år) |
Regneeksempel trin for trin
En servicevirksomhed med 10 brugere vælger et cloud-ERP. Alle tal er antagelser.
Antagelser:
- Abonnement: 10 brugere × 650 kr. pr. måned.
- Apps (bank, e-faktura, rapportering): 1.200 kr. pr. måned.
- Implementering: 150.000 kr. (fast pris).
- Datamigrering: 25.000 kr.
- Uddannelse: 20.000 kr. i år 1, 5.000 kr. om året derefter.
- Partnersupport: 2.000 kr. pr. måned.
- Interne timer i projektet: 150 timer × 400 kr. = 60.000 kr.
- Prisstigning på abonnement og apps: 5 % om året fra år 2.
- Gammelt system: 3 måneders overlap à 3.000 kr. = 9.000 kr.
Trin 1 – løbende omkostninger år 1:
- Abonnement: 10 × 650 × 12 = 78.000 kr.
- Apps: 1.200 × 12 = 14.400 kr.
- Support: 2.000 × 12 = 24.000 kr.
- I alt løbende år 1: 116.400 kr.
Trin 2 – engangsomkostninger: 150.000 + 25.000 + 20.000 + 60.000 + 9.000 = 264.000 kr.
Trin 3 – abonnement og apps med prisstigning: År 1: 92.400 kr. År 2: 92.400 × 1,05 = 97.020 kr. År 3: 97.020 × 1,05 = 101.871 kr. År 4: 106.965 kr. År 5: 112.313 kr. (afrundet).
Trin 4 – summer:
| År 1 | År 2 | År 3 | År 4 | År 5 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Abonnement + apps | 92.400 | 97.020 | 101.871 | 106.965 | 112.313 |
| Support | 24.000 | 24.000 | 24.000 | 24.000 | 24.000 |
| Uddannelse | – | 5.000 | 5.000 | 5.000 | 5.000 |
| Engangsomkostninger | 264.000 | – | – | – | – |
| I alt | 380.400 | 126.020 | 130.871 | 135.965 | 141.313 |
- TCO over 3 år: 380.400 + 126.020 + 130.871 = 637.291 kr.
- TCO over 5 år: 637.291 + 135.965 + 141.313 = 914.569 kr.
- Pr. bruger pr. måned over 5 år: 914.569 / (10 × 60) ≈ 1.524 kr. – mod de 650 kr., abonnementet står til.
Regnestykket viser, hvor hurtigt de små poster vokser. Du kan lave et hurtigt spænd i TCO-beregneren ved at lægge alle engangsposter i feltet for faste omkostninger.
Hvad flytter TCO mest?
- Engangsomkostningerne: i eksemplet udgør de 264.000 kr. – næsten 30 % af 5-års-TCO. En større implementering kan let fordoble tallet.
- Prisstigningen: 5 % om året gør år 5 omkring 22 % dyrere end år 1 på abonnementet. Se prisstigning ved fornyelse.
- Support: løbende partnertimer bliver ofte glemt.
- Antal brugere: rigtige brugertyper kan halvere licensprisen. Se prismodeller og moduler.
Sammenlign tilbud på TCO, ikke abonnement
Har du to tilbud, så stil dem op over samme periode:
| Tilbud A | Tilbud B | |
|---|---|---|
| Abonnement pr. bruger/md | 550 kr. | 750 kr. |
| Implementering | 260.000 kr. | 120.000 kr. |
| TCO 5 år (10 brugere, uden stigning) | 550 × 600 + 260.000 = 590.000 kr. | 750 × 600 + 120.000 = 570.000 kr. |
B har det dyreste abonnement, men den laveste TCO over 5 år. Over 3 år er forskellen endnu større: A = 550 × 360 + 260.000 = 458.000 kr.; B = 750 × 360 + 120.000 = 390.000 kr.
Moms og skat i TCO
Regn TCO ekskl. moms, hvis virksomheden har fuld momsfradragsret. Har den delvis fradragsret, så læg den ikke-fradragsberettigede moms til. Skattemæssigt er abonnementet som udgangspunkt en driftsudgift; se skat, afskrivning og moms på ERP.
Følsomhed: hvad sker der, hvis antagelserne ikke holder?
En TCO-beregning bygger på antagelser. Test de vigtigste ved at ændre én ad gangen og se, hvor meget 5-års-TCO flytter sig. Med udgangspunkt i eksemplet ovenfor (914.569 kr.):
| Ændring | Beregning | Ny TCO over 5 år |
|---|---|---|
| Implementeringen bliver 30 % dyrere | 914.569 + 150.000 × 30 % | 959.569 kr. |
| Prisstigning 7 % i stedet for 5 % | abonnement + apps stiger fra ca. 510.568 til ca. 531.368 kr. | 935.369 kr. |
| 5 brugere mere fra år 1 | 5 × 650 × 12 = 39.000 kr. i år 1, stigende 5 % om året = ca. 215.500 kr. | 1.130.069 kr. |
I eksemplet er antallet af brugere den mest følsomme antagelse, fordi den rammer hver måned i hele perioden. Det taler for at forhandle priser pr. bruger, der også gælder ved udvidelse, og for at vælge brugertyper med omhu.
TCO for et lille økonomisystem
Metoden gælder også for små virksomheder, men posterne er færre. For et standard økonomisystem til 2 brugere er det typisk abonnement, tillæg for apps (fx bank, lønmodul eller scanning af bilag), et par timers hjælp til opsætning fra en bogholder og den tid, det tager at lære systemet. Selv her kan apps og tillæg betyde, at prisen bliver dobbelt så høj som grundabonnementet. Skriv posterne op på samme måde, så valget sker på det samlede beløb.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor mange år skal TCO regnes over?
Mindst over den første aftaleperiode og helst over 5 år, som er en realistisk levetid. Et ERP-skift er dyrt, så de fleste bruger systemet længere end første binding.
Skal interne timer med?
Ja, hvis du vil sammenligne realistisk. Medarbejdernes tid i projektet er en reel omkostning, selv om den ikke faktureres.
Hvad med gevinsterne?
TCO viser kun omkostningerne. Vurder gevinsterne separat med tilbagebetalingsberegneren.
Skal TCO regnes med eller uden moms?
Uden moms, hvis virksomheden har fuld momsfradragsret. Ellers med den del af momsen, der ikke kan trækkes fra.
Kilder
- Erhvervsstyrelsen – krav til bogføringssystemer og opbevaring
- Skattestyrelsen – moms og fradrag for driftsudgifter
- Danmarks Statistik – prisindeks, hvis aftalen reguleres efter nettoprisindekset
